在云计算与大数据时代，海量增长的数据容量，给数据的存储和保护带来新的挑战，从传统熟悉的IT架构到以云架构、虚拟化、超融合为代表的技术升级迭代，使得数据保护的技术手段也要加速。
1、数据保护的重要性
数据是企业重要的生产资料，关键数据的丢失可能会给企业致命一击。比如在911事件中，Bank NewYork在数月后因数据的丢失被迫破产清盘。
为什么后果如此严重？因为数据是计算机系统存在的原因和基础，数据往往是不可再生的。一旦发生数据丢失，企业就会陷入困境：客户资料、技术文件、财务账目等客户、交易、生产数据可能被破坏得面目全非。
2、数据丢失的可能性
概括起来，数据丢失分三个层次。一是逻辑错误，包括软件bug、病毒攻击、数据块被破坏等；二是物理损坏，包括服务器、磁盘损坏等；三是自然灾害对数据中心的摧毁等。
数据的危害时刻都在发生，比如曾经发生过的“删库跑路、漏洞后门、系统本身脆弱性、云服务商故障、误操作配置、数据中心火灾”等事故，都是数据丢失方面最沉痛的教训。
文档防泄密软件提供实时、自动备份机制，完全可以让员工不必主动备份，备份可以对用户透明并且自动进行。终端不需要登录账号，系统安装完成后，根据管理员配置的备份策略，系统会智能搜集员工的所有文件加密并进行备份。同时，系统还提供本地备份策略，即根据配置策略先存储副本到本地磁盘隐藏目录中，待终端连上服务器后再对应副本文件进行上传备份。避免终端用户出差或回家办公等处于离线状态期间产生的文件版本丢失，确保备份工作不间断。另外，系统还提供对终端文件备份信息的查询功能以及备份异常报表，管理员可在控制台上查询终端计算机上的已备份文件概况和未备份文件概况。针对某些特定企业用户，由于内部大多数业务操作需要依赖于网络，所以必须严格保障企业内部的网络通畅。为此，系统提供指定时间段备份机制，对于终端用户的文档操作情况仍然实时记录，并保存在本地，保证不遗漏。在指定闲暇时间段才进行文档备份传输工作，将备份文档上传至存储服务器上，避免在业务繁忙时间段，备份作业占用带宽资源，而影响到正常的业务处理。